Hãy tưởng tượng bạn đang đứng ở vạch xuất phát của một cuộc đua. Bạn biết mình sắp phải chạy và mong muốn về đích càng sớm càng tốt. Nhưng bạn không biết đích ở đâu, đường chạy thế nào, hay làm sao để biết mình đang đi đúng hướng.
Thế là bạn cứ cắm đầy chạy, chạy rất nhiệt tình đến nổi tim đập nhanh, cơ thể đổ mồ hôi và thở hổn hển. Nhưng lại chạy… vòng vòng.
Nghe quen không?
Đó là cảm giác khi chúng ta đặt ra những mục tiêu “chung chung”. Kiểu như “Tôi muốn khỏe mạnh hơn”, “Tôi muốn công việc tốt hơn”, hay “Tôi muốn học thêm gì đó mới”. Những mục tiêu này nghe hay bởi những từ mang tính cảm tính như tốt hơn, gì đó mới, mạnh hơn, nhưng chúng thiếu đi một thứ cực kỳ quan trọng: la bàn.
Bạn dễ bị lạc lối giữa muôn vàn việc cần làm, không biết ưu tiên cái gì, làm sao để đo lường tiến độ và quan trọng nhất, làm sao để biết khi nào mình đã thực sự đạt được mục tiêu. Kết quả là bạn chạy rất “hard” (chăm chỉ) nhưng không hề “smart” (khéo léo).
Mình cũng từng như bạn, cũng phải loay hoay tới việc quản trị mục tiêu cho tới khi biết đến SMART. Định nghĩa này có từ những năm 1981, sau này mới phát triển với bản nâng cấp hơn là SMARTER.
Với việc áp dụng SMARTER xuyên suốt 6 năm đi làm, hôm nay hãy cùng mình “mổ xẻ” xem SMART và SMARTER là gì? và làm thế nào để sử dụng chúng hiệu quả nhất?.
SMART: Khung Xương Sống Cho Mọi Mục Tiêu
Cơ thể con người muốn đứng được phải có một bộ khung xương sống cố định, việc hoạch định mục tiêu cũng tương tự. Ban đầu, khung SMART được giới thiệu bởi George T. Doran vào năm 1981, dành cho quản lý trong kinh doanh. Phiên bản gốc có hơi khác một chút, tập trung vào việc phân công nhiệm vụ trong cấu trúc doanh nghiệp. Nhưng qua nhiều năm, nó đã được điều chỉnh để phù hợp với cả mục tiêu cá nhân lẫn công việc, và ý nghĩa của các chữ cái cũng có nhiều biến thể khác nhau.
Tuy nhiên, phiên bản phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất của SMART là Specific – Measurable – Attainable – Relevant – Time-bound:
S – Specific (cụ thể): Mục tiêu của bạn cần phải rõ ràng, định nghĩa chính xác điều bạn muốn hoàn thành. Một mục tiêu cụ thể sẽ trả lời các câu hỏi như: Tôi muốn đạt được điều gì? Tại sao mục tiêu này lại quan trọng? Ai liên quan tới mục tiêu này?
Mục tiêu càng cụ thể càng chi tiết càng tốt, điều này giúp bạn kiểm soát được những gì cần phải làm để đạt được mục tiêu lớn.
Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu “Tăng doanh số của công ty lên 20%”, hãy đặt mục tiêu “Tăng doanh số bán hàng mới ở khu vực Hồ Chí Minh thêm 20% mỗi tháng”. Mục tiêu này rõ ràng về khu vực, doanh số và tỷ lệ tăng trưởng mong muốn.
M – Measurable (có thể đo lường): Làm thế nào để bạn biết mình đang tiến bộ? Làm sao để biết khi nào mục tiêu đã hoàn thành?
Mục tiêu cần có các chỉ số, dữ liệu hoặc tiêu chí định lượng để theo dõi tiến độ. Khi đặt mục tiêu hạn chế sử dụng những từ cảm tính như sẽ, có thể, cố gắng hơn… vì điều này làm cho mục tiêu giảm sự chắc chắn và bạn cũng chẳng biết tiến độ ở thời điểm hiện tại là gì.
Ví dụ:
- Nếu mục tiêu là viết sách, chúng ta có thể đặt mục tiêu sách dài ít nhất 100.000 từ và dành ít nhất ba giờ mỗi ngày để viết.
- Để cải thiện giao tiếp nhóm làm việc từ xa, chúng ta có thể đo lường bằng cách theo dõi tỉ lệ task với các task đã hoàn thành trên ứng dụng quản lý tác vụ (công ty mình đang sử dụng Lark).
- Để tăng doanh số, chúng ta có thể theo dõi tỷ lệ doanh số hiện tại và so sánh trực tiếp với cùng kỳ năm trước.
A – Attainable (có thể đạt được): Mục tiêu nên thực tế và khả thi dựa trên nguồn lực (thời gian, nhân sự, chi phí), kỹ năng và hạn chế hiện tại của bạn. Đồng nghĩa với việc bạn cần phải thật sự hiểu bản thân và những người xung quanh để có thể đưa ra mục tiêu phù hợp. Tránh trường hợp mục tiêu quá dễ không đủ thách thức để thúc đẩy bạn phát triển hoặc quá khó so với năng lực khiến bạn dễ nản lòng và bỏ cuộc giữa chừng.
Ví dụ: Nếu bạn đã chạy 5km, việc đặt mục tiêu chạy 10km trong năm tới là khả thi.
R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu có ý nghĩa với bạn không? Nó có đang liên đới với những gì bạn đang có và mong muốn hay không? Nó có phù hợp với mục tiêu và giá trị lớn hơn mà bạn đã đề ra hay không?
Một mục tiêu liên quan sẽ đảm bảo rằng nỗ lực của bạn đáng giá và đóng góp vào bức tranh tổng thể.
Ví dụ: Nếu bạn muốn cải thiện sức khỏe và thể chất, mục tiêu chạy marathon là phù hợp. Ngược lại, nếu công ty bạn đang tập trung tăng lượng khách hàng, việc đặt mục tiêu giảm chi phí vận hành có thể không phải là mục tiêu phù hợp nhất lúc này vì để tăng lượng khách hàng bạn cần đầu tư nhiều vào việc tăng giá trị cho khách hàng (giảm giá thành sản phẩm, bổ sung nhân sự trực chat, các chương trình quà tặng và ưu đãi).
T – Time-bound (giới hạn thời gian): Mục tiêu cần có thời hạn hoặc khung thời gian rõ ràng. Điều này tạo ra cảm giác khẩn cấp, thúc đẩy hành động và giúp bạn lên kế hoạch các mốc thời gian cụ thể.
Ngày nay nhiều người vẫn còn trạng thái chờ đợi để bắt đầu một công việc nào đó vì họ nghĩ thời gian là vô hạn, dẫn đến công việc luôn được dành cho câu “tí nữa làm” rồi mãi vẫn chưa xong.
“Vấn đề không phải từ việc thiếu thời gian, vấn đề nằm ở việc thiếu định hướng”, càng có nhiều thời gian rãnh bạn càng bị mất định hướng. Bạn không cần quá nhiều thời gian, bạn cần đặt mục tiêu và tập trung vào nó.
Dựa vào mức độ chi tiết của mục tiêu bạn cần phải chia nhỏ các mốc thời gian ra để dễ dàng đạt được. Càng nhỏ càng dễ kiểm soát các mốc thời gian để có sự điều chỉnh về mục tiêu lớn cho phù hợp.
Ví dụ: Mục tiêu chạy 21km vào tháng 6 năm sau có thời hạn rõ ràng. Bạn cần chia nhỏ ra hơn nữa để dễ dàng kiểm soát mục tiêu. Mỗi tháng bạn đặt mục tiêu sẽ cố gắng chạy thêm 2km nữa để đến tháng 4 bạn có thể chạy được 21km, tháng 5 là thời điểm để bạn rèn luyện thêm sức bền và duy trì cho hoạt động tháng 6. Và nếu có công việc nào gấp cần xử lý thì bạn vẫn còn tháng 5 để backup. Việc đặt thời hạn giúp bạn theo dõi tiến độ và giữ vững động lực.
Khi đã tích đủ 5 yếu tố này, bạn sẽ có một kế hoạch đặt mục tiêu chi tiết, giúp bạn tập trung và đi đúng hướng. Nó giúp định hướng hành động, làm nổi bật những thách thức tiềm ẩn và cho phép bạn vạch ra lộ trình chi tiết để đối phó với trở ngại.
SMARTER: Nâng Cấp Để Tăng Tốc (Và Học Hỏi!)
Sử dụng thành thạo SMART thì bạn đã tốt lên rất nhiều, nhưng phiên bản SMARTER còn đưa chúng ta đi xa hơn một bước, đưa chúng ta trở về thực tại và trở thành người cầm trịch cuộc chơi.
Thường giai đoạn đầu khi áp dụng SMART các bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề như mục tiêu đặt ra không hoàn thành đúng dự kiến; mục tiêu đặt ra chung chung, làm hoài không xong; mục tiêu đặt ra quá khó để thực hiện bởi cá nhân. ER ra đời giúp chúng ta giải quyết vấn đề đó.
E – Evaluated (được đánh giá): Điều này có nghĩa là bạn cần thường xuyên kiểm tra và đánh giá tiến độ của mình trong quá trình thực hiện mục tiêu. Việc đánh giá giúp bạn biết mình đang ở đâu, điều gì hiệu quả, điều gì không, và liệu bạn có cần điều chỉnh gì không.
Quá trình đánh giá cần khách quan, nhìn thẳng vào vấn đề và chấp nhận những thiếu sót của bạn thân và khắc phục chúng. Đây là giai đoạn sửa hoặc thay đổi những điều chưa phù hợp nhằm giúp điều chỉnh các hoạt động đúng hướng đã đề ra.
- Ví dụ: Để cải thiện khả năng điều chỉnh cảm xúc, bạn có thể viết nhật ký mỗi đêm để đánh giá tâm trạng và xem lại mỗi thứ Sáu hàng tuần. Đối với mục tiêu giao tiếp nhóm, bạn có thể hỏi mọi người cảm nhận về giao tiếp nhóm sau một tháng và xem lại các chỉ số đo lường. Đánh giá định kỳ giúp bạn quản lý năng lượng và nhận biết khi nào cần nghỉ ngơi hoặc khi nào động lực tăng cao.
R – Reviewed (Được xem xét lại/Điều chỉnh): Dựa trên kết quả đánh giá, bạn cần xem xét lại mục tiêu và kế hoạch hành động của mình. Thế giới thay đổi, hoàn cảnh thay đổi, và đôi khi mục tiêu của bạn cũng cần được điều chỉnh để phù hợp. Việc xem xét lại cho phép bạn học hỏi từ những thành công và thất bại, điều chỉnh chiến lược và đặt ra các mục tiêu tiếp theo dựa trên kinh nghiệm đã có.
- Ví dụ: Nếu mục tiêu tăng doanh số không đạt được tiến độ sau bốn tháng, bạn cần xem xét lại kỹ thuật bán hàng, lịch trình học tập hoặc các yếu tố khác và điều chỉnh kế hoạch. Sau khi hoàn thành hoặc không hoàn thành một mục tiêu, việc xem xét lại giúp bạn quyết định mục tiêu tiếp theo là gì và làm thế nào để cải thiện quy trình cho tương lai.
Một số nguồn khác đưa ra phiên bản SMARTER với ý nghĩa hơi khác:
- Specific, Measurable, Actionable (hành động), Risky (mạo hiểm), Time-Keyed (định thời gian), Exciting (thú vị), Relevant.
- Điểm khác biệt lớn ở đây là Risky thay vì Realistic/Attainable. Quan điểm này cho rằng nếu mục tiêu không khiến bạn cảm thấy chút sợ hãi, không chắc chắn hay nghi ngờ nào, có thể bạn chưa tối đa hóa tiềm năng của mình. Việc đặt mục tiêu hơi mạo hiểm một chút có thể giúp bạn vượt qua những giới hạn bản thân.
- Yếu tố Exciting nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tìm ra lý do đủ mạnh mẽ và truyền cảm hứng cho mục tiêu. Khi gặp khó khăn, việc nhớ lại tại sao mục tiêu này lại quan trọng và thú vị sẽ giúp bạn giữ vững động lực.
Việc thêm E (Evaluated) và R (Reviewed) giúp mục tiêu không chỉ là một bản kế hoạch tĩnh mà trở thành một quá trình liên tục của việc học hỏi và cải tiến. Khi được xây dựng với tư duy đánh giá liên tục, mục tiêu sẽ luôn sống động, hiển thị và có khả năng thành công cao hơn nhiều.
Nhưng Khoan Đã… Có Phải SMART/SMARTER Luôn Là Câu Trả Lời?
Như hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, không có công cụ nào là hoàn hảo cho mọi trường hợp. Mặc dù SMART và SMARTER mang lại rất nhiều lợi ích về sự rõ ràng và tập trung, chúng cũng có những hạn chế.
Một trong những rủi ro là việc quá chú trọng vào các chỉ số đo lường. Đôi khi, việc tập trung vào các “proxy metrics” (chỉ số thay thế) như điểm NPS hay CSAT (đo lường sự hài lòng khách hàng) có thể khiến bạn bỏ lỡ mục tiêu lớn hơn là làm khách hàng thực sự hạnh phúc. Bạn có thể cải thiện điểm số bằng các thủ thuật kỹ thuật mà không cần cải thiện trải nghiệm thực tế.
Hơn nữa, nghiên cứu gần đây cho thấy SMART mục tiêu có thể không hiệu quả bằng các loại mục tiêu khác trong một số bối cảnh nhất định. Cụ thể:
- Khi học các kỹ năng mới hoặc phức tạp, mục tiêu không cụ thể như “cố gắng hết sức” (do-your-best) hoặc “mục tiêu mở” (open goals – khám phá tự do) có thể hiệu quả hơn.
- Đối với những nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo, việc đặt mục tiêu quá chính xác và đo lường được đôi khi cản trở quá trình khám phá và phát triển chiến lược mới.
- Đối với người mới bắt đầu, mục tiêu mở thậm chí còn hiệu quả hơn mục tiêu cụ thể.
Điều này không có nghĩa là bạn nên loại bỏ hoàn toàn SMART, mà là cần một cách tiếp cận linh hoạt hơn. Đôi khi, “cách thông minh nhất là biết khi nào không cần SMART”. Cần cân nhắc giữa mục tiêu có cấu trúc và mục tiêu mở tùy thuộc vào nhiệm vụ và trình độ kinh nghiệm.
Ngoài ra, việc làm việc “smart” không có nghĩa là không cần làm việc “hard”. Khung mục tiêu chỉ là công cụ. Bạn vẫn cần sự cam kết, nỗ lực và thực hành để đạt được chúng. Đôi khi, sự khác biệt giữa việc đạt được mục tiêu và bỏ cuộc chỉ là “một hành động nữa thôi”.
Vậy Làm Thế Nào Để Thực Sự Trở Nên SMARTER?
Đặt mục tiêu hiệu quả là một kỹ năng cần luyện tập. Dưới đây là một số mẹo từ các nguồn để giúp bạn áp dụng SMART/SMARTER một cách hiệu quả:
- Giữ mọi thứ đơn giản: Đối với các mục tiêu lớn, phức tạp, hãy chia nhỏ chúng thành các mục tiêu ngắn hạn, nhỏ hơn và dễ đạt được. Điều này giúp bạn không bị choáng ngợp và dễ dàng theo dõi hơn.
- Sử dụng một khuôn mẫu: Có nhiều khuôn mẫu đơn giản để bạn cấu trúc mục tiêu SMART/SMARTER của mình. Việc điền vào các câu hỏi cho từng yếu tố sẽ giúp làm rõ mục tiêu của bạn.
- Viết nó ra: Mục tiêu chỉ nằm trong đầu rất dễ bị quên hoặc bỏ qua. Hãy viết mục tiêu SMART của bạn vào sổ kế hoạch hoặc lịch và thường xuyên theo dõi tiến độ.
- Tùy chỉnh cách tiếp cận: Các mục tiêu khác nhau đòi hỏi chiến lược khác nhau. Điều chỉnh các chỉ số đo lường, thời gian và yếu tố động lực cho phù hợp với từng loại mục tiêu (cá nhân, công việc, sức khỏe…).
- Tìm “lý do tại sao” của bạn: Mục tiêu bắt nguồn từ ý nghĩa cá nhân sẽ có khả năng duy trì động lực cao hơn. Đừng chỉ đặt mục tiêu “vì tôi nên làm thế”. Hãy tìm ra lý do sâu sắc hơn khiến mục tiêu đó thực sự quan trọng với bạn.
- Đặt kỳ vọng thực tế nhưng đừng ngại mạo hiểm: Mục tiêu nên khả thi dựa trên nguồn lực hiện tại. Tuy nhiên, phiên bản SMARTER với yếu tố “Risky” gợi ý rằng việc thử thách bản thân một chút có thể thúc đẩy tiềm năng. Hãy cân bằng giữa tính thực tế và sự thử thách.
- Thường xuyên theo dõi và xem xét lại: Đây là điểm cốt lõi của E và R trong SMARTER. Lịch trình đánh giá (hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng) giúp bạn biết mình đang đi đến đâu, điều gì cần điều chỉnh.
- Linh hoạt và học hỏi từ thất bại: Hoàn cảnh thay đổi. Nếu mọi thứ không đi theo kế hoạch, đừng nản lòng. Hãy suy ngẫm xem điều gì sai, điều chỉnh kế hoạch và tiếp tục tiến về phía trước.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ: Nói chuyện với bạn bè hoặc một chuyên gia huấn luyện (life coach) có thể giúp bạn đặt mục tiêu phù hợp nhất với tương lai của mình. Họ cũng có thể cung cấp sự hỗ trợ xã hội cần thiết để bạn duy trì động lực và trách nhiệm. Các nền tảng quản lý mục tiêu cũng có thể giúp theo dõi tiến độ.
Kết Lại:
Việc đặt mục tiêu không chỉ là mơ mộng về tương lai. Đó là việc biến những mong muốn thành kế hoạch cụ thể, có thể thực hiện và đo lường được. Khung SMART cung cấp một nền tảng vững chắc cho điều này, trong khi SMARTER (với Evaluated & Reviewed hoặc Risky & Exciting) bổ sung thêm chiều sâu về sự học hỏi liên tục và động lực cá nhân.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng SMART/SMARTER là những công cụ. Chúng không phải là giải pháp vạn năng và có thể không phù hợp cho mọi loại mục tiêu hoặc giai đoạn học tập. Đôi khi, một mục tiêu mở hoặc chỉ đơn giản là “cố gắng hết sức” lại là cách hiệu quả hơn để bắt đầu, đặc biệt là khi đối mặt với sự phức tạp hoặc cần sự sáng tạo.
Điều quan trọng nhất là sự cam kết, sự theo dõi đều đặn và khả năng điều chỉnh. Dù bạn chọn khung nào, việc có một hệ thống để biến mục tiêu thành hành động và học hỏi trên đường đi sẽ giúp bạn chạy không còn vòng vòng nữa, mà thực sự tiến về phía trước, từng bước một.
Hãy bắt đầu ngay hôm nay. Chọn một mục tiêu nhỏ, áp dụng khung SMART hoặc SMARTER mà bạn thấy phù hợp nhất, và xem nó đưa bạn đến đâu.
