Cách xây dựng bảng điều khiển cá nhân đơn giản

Bảng điều khiển cá nhân tập hợp những thông tin bạn cần thấy để lập kế hoạch và quyết định việc tiếp theo. Bảng có thể kết hợp mục tiêu hiện tại, một vài việc liên quan, các cam kết sắp tới và thói quen bạn muốn ghi nhớ. Đây không nhất thiết phải là một ứng dụng hay một trang theo dõi mọi mặt trong cuộc sống.

Thay vì hỏi “Mình có thể đưa gì lên trang này?”, hãy hỏi “Mình cần nhìn thấy gì để đưa ra quyết định hoặc bắt tay vào làm?” Bắt đầu từ câu hỏi đó sẽ giúp bạn tạo ra một bảng điều khiển thiết thực hơn.

Bảng điều khiển cá nhân là gì?

Bảng điều khiển cá nhân là một góc nhìn tập trung vào những thông tin bạn chọn để hỗ trợ việc lập kế hoạch hoặc nâng cao năng suất. Tùy nhu cầu, bảng có thể hiển thị việc cần làm, sự kiện trên lịch, tiến độ dự án, mục tiêu hoặc thói quen. Bảng cũng có thể đóng vai trò như một trung tâm giúp bạn sắp xếp công việc và kế hoạch theo cách phù hợp với mình. Adenin mô tả bảng điều khiển cá nhân là các trung tâm tập hợp thông tin, với những góc nhìn khả dĩ như danh sách việc cần làm, lịch và bảng dự án.

Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng hoàn thành chứng chỉ của một khóa học, đồng thời cân bằng công việc và trách nhiệm gia đình. Bảng điều khiển hữu ích có thể hiển thị việc tiếp theo của khóa học, thời gian học đã lên lịch và một thói quen giúp bạn dành riêng khoảng thời gian đó. Mục đích không phải ghi lại mọi thứ đang diễn ra trong cuộc sống, mà là giúp bạn dễ tìm và sử dụng những thông tin cần thiết.

Bảng điều khiển cá nhân khác gì hệ thống năng suất cá nhân?

Hai khái niệm này có liên quan nhưng không thể dùng thay thế cho nhau.

Bảng điều khiển có thể phản ánh phương pháp bạn sử dụng, nhưng bản thân nó không phải là phương pháp. Chẳng hạn, màn hình hiển thị việc cần làm, sự kiện trên lịch và trạng thái dự án chỉ là một góc nhìn. Các nguyên tắc giúp bạn quyết định việc nào làm trước và rà soát việc còn dang dở thuộc về hệ thống rộng hơn. Bạn có thể điều chỉnh bảng điều khiển để phù hợp với nhiều cách tiếp cận năng suất khác nhau. Adenin lưu ý rằng bảng điều khiển có thể được cấu hình theo nhiều phương pháp và có các góc nhìn như danh sách việc cần làm, lịch và bảng dự án.

Nếu muốn tìm hiểu hệ thống rộng hơn thay vì chỉ tập trung vào góc nhìn trung tâm, hãy xem Hệ điều hành cá nhân.

Nên đưa gì vào bảng điều khiển cá nhân?

Hãy chọn nội dung dựa trên những quyết định hoặc hành động mà bạn muốn bảng điều khiển hỗ trợ. Một số thành phần có thể gồm:

• Việc cần làm: những hành động bạn cần thực hiện trong thời gian tới.
• Lịch: các cam kết liên quan và thời gian đã lên lịch.
• Góc nhìn dự án: trạng thái hoặc bước tiếp theo của công việc đang triển khai.
• Thói quen và nếp sinh hoạt: lời nhắc về những việc bạn muốn luôn dễ nhìn thấy.
• Mục tiêu cá nhân, tài chính, chăm sóc bản thân hoặc dự án bên lề: chỉ đưa vào nếu nhìn thấy chúng giúp bạn lập kế hoạch hoặc hành động.

Các mẫu bảng điều khiển cá nhân thường bao quát những lĩnh vực như nếp sinh hoạt, thói quen, tài chính, chăm sóc bản thân, dự án bên lề và mục tiêu cá nhân. Đây là những lựa chọn, không phải danh sách bắt buộc phải có đầy đủ. Bộ sưu tập mẫu bảng điều khiển cá nhân của Notion giới thiệu các ví dụ thuộc những lĩnh vực này.

Ví dụ, nếu ưu tiên hiện tại của bạn là hoàn thành một dự án hồ sơ năng lực và duy trì thói quen tập thể dục đều đặn, bạn có thể đưa vào góc nhìn dự án, các cam kết liên quan trên lịch và một lời nhắc đơn giản về thói quen. Nếu công cụ theo dõi tài chính không giúp bạn đưa ra quyết định nào lúc này, hãy tạm bỏ qua. Bạn có thể thêm vào sau nếu phát sinh nhu cầu thực tế.

Nghiên cứu được cung cấp không xác định số lượng chỉ số, tiện ích hay lĩnh vực đời sống tối ưu cho tất cả mọi người. Vì vậy, lời khuyên “chỉ bắt đầu với những gì bạn cần” nên được xem là một lựa chọn thiết kế thực tế, không phải giới hạn đã được nghiên cứu chứng minh.

Cách xây dựng bảng điều khiển cá nhân đơn giản

Bạn có thể bắt đầu bằng một ghi chú, trang giấy, bảng tính hoặc không gian làm việc số. Định dạng ít quan trọng hơn việc góc nhìn đó có giúp bạn tìm thông tin liên quan và chọn hành động tiếp theo hay không.

1. Xác định những quyết định mà bảng cần hỗ trợ. Viết ra những điều bạn muốn có thể quyết định hoặc thực hiện sau khi xem bảng điều khiển. Chẳng hạn: “Bước tiếp theo trong khóa học của mình là gì?” hoặc “Tuần này mình cần tính đến những cam kết nào khi lên kế hoạch?”
2. Chọn những lĩnh vực liên quan. Chọn các mục tiêu, dự án, thói quen hoặc cam kết gắn với những quyết định đó. Đừng thêm một lĩnh vực chỉ vì mẫu có sẵn bao gồm nó.
3. Chọn thông tin bạn thực sự cần. Đó có thể là một hành động tiếp theo, một sự kiện sắp tới hoặc trạng thái ngắn gọn của dự án. Nếu không cần, đừng sao chép toàn bộ kho việc cần làm hay lịch vào góc nhìn mới.
4. Sắp xếp thành một góc nhìn rõ ràng. Dùng một số ít khu vực và đặt tên sao cho dễ hiểu. Danh sách việc cần làm, lịch và bảng dự án là những ví dụ về các góc nhìn có thể tập hợp trong bảng điều khiển. Adenin mô tả đây là những thành phần khả dĩ của bảng điều khiển.
5. Chọn định dạng bạn dễ sử dụng. Công cụ số là một lựa chọn; trang giấy hoặc định dạng đơn giản khác cũng có thể phù hợp. Bạn không bắt buộc phải dùng một ứng dụng cụ thể. Nếu định nêu tên ứng dụng hoặc dựa vào một tính năng như tích hợp, hãy kiểm tra khả năng hiện tại của ứng dụng trước khi xây dựng cách sắp xếp xoay quanh tính năng đó.
6. Thử với một tình huống thực tế. Mở bảng điều khiển và xem nó có giúp bạn xác định hành động tiếp theo phù hợp không. Nếu không, hãy thay đổi thông tin hoặc bố cục thay vì mặc định thêm nhiều thứ hơn.

Với phiên bản đầu tiên, bạn có thể tạo một góc nhìn đơn giản cho một mục tiêu hiện tại: các việc tiếp theo, cam kết trên lịch có ảnh hưởng đến mục tiêu đó và một thói quen hỗ trợ. Đây là điểm khởi đầu, không phải mẫu bắt buộc. Để tìm hiểu rộng hơn về cách kết nối mục tiêu với hành động, hãy xem Hệ thống mục tiêu.

Nên rà soát và cập nhật bao lâu một lần?

Bằng chứng được cung cấp không xác định tần suất rà soát bảng điều khiển lý tưởng. Một cách làm thực tế là gắn việc kiểm tra nhanh với thời điểm bạn vốn đã dành để lập kế hoạch, chẳng hạn khi lên kế hoạch cho công việc sắp tới. Cách này giúp tránh phải tạo thêm một lịch trình mới mà bạn có thể khó duy trì.

Trong lần kiểm tra đó, hãy tự hỏi: các dự án và cam kết đang hiển thị còn cập nhật không? Bạn có nhìn ra việc quan trọng tiếp theo không? Có thông tin nào không còn giúp bạn đưa ra quyết định không? Hãy bỏ hoặc chỉnh sửa những gì không còn hữu ích. Nhịp rà soát phù hợp là nhịp đáp ứng nhu cầu lập kế hoạch của bạn, chứ không phải một khoảng thời gian chung đã được nghiên cứu chứng minh.

Những lỗi thường gặp khi tạo bảng điều khiển cá nhân

• Cho rằng phải dùng ứng dụng. Bảng điều khiển là cách tập hợp thông tin được chọn lọc thành một góc nhìn hữu ích, không phải một sản phẩm cụ thể.
• Theo dõi mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Liệt kê mọi danh mục có thể có khiến bạn khó nhận ra điều quan trọng lúc này. Chỉ thêm các mục như thói quen, tài chính, chăm sóc bản thân hoặc dự án bên lề khi chúng hỗ trợ một quyết định hay hành động. Đây là một số lĩnh vực có thể xuất hiện trong các mẫu bảng điều khiển cá nhân.
• Thêm góc nhìn mà không có lý do. Lịch hoặc bảng dự án có thể hữu ích, nhưng chỉ khi xem chúng giúp ích cho kế hoạch hiện tại. Danh sách việc cần làm, lịch và bảng dự án là ví dụ về các góc nhìn trên bảng điều khiển, không phải bộ thành phần bắt buộc.
• Nhầm góc nhìn với toàn bộ hệ thống. Bảng điều khiển có thể hiển thị những gì bạn cần thấy, nhưng không thay thế các quy trình rộng hơn mà bạn dùng để lên kế hoạch và hoàn thành công việc.
• Chăm chút thiết kế trước khi kiểm tra mục đích. Một trang được thiết kế cầu kỳ không đương nhiên hữu ích hơn. Trước tiên, hãy kiểm tra xem nó có giúp bạn tìm thông tin và chọn bước tiếp theo không.

Đây là những lưu ý thực tế về thiết kế, không phải kết quả nghiên cứu định lượng. Bắt đầu với một góc nhìn tập trung vào các ưu tiên hiện tại là lựa chọn hợp lý; bạn có thể điều chỉnh khi nhu cầu thay đổi.

Kiểm tra nhanh: Bảng điều khiển của bạn có hữu ích không?

Sau khi thiết lập phiên bản đầu tiên, hãy dùng danh sách kiểm tra ngắn, không mang tính chính thức này:

• Bạn có thể tìm thông tin cần thiết mà không phải lục qua những mục không liên quan không?
• Bạn có nhìn thấy các ưu tiên hoặc cam kết liên quan đến việc mình đang tập trung không?
• Bạn có xác định được một hành động tiếp theo không?
• Bạn có thể bỏ một mục không còn giúp mình quyết định hoặc hành động không?

Đây là danh sách kiểm tra do biên tập viên biên soạn, không phải công cụ đánh giá đã được kiểm định. Hãy thử với một mục tiêu hoặc dự án thực tế: mở bảng điều khiển và xác định một hành động tiếp theo. Nếu thấy khó, hãy tinh giản hoặc sắp xếp lại góc nhìn trước khi thêm thông tin.

Bảng điều khiển cá nhân không cần ghi lại toàn bộ cuộc sống của bạn. Hãy xây dựng một góc nhìn trung tâm nhỏ gọn xoay quanh những quyết định bạn thực sự cần đưa ra, rồi điều chỉnh khi ưu tiên thay đổi. Để tham khảo một cách thực hành lập kế hoạch liên quan, hãy xem Lập kế hoạch tuần hoặc Rà soát cuộc sống.